VoIP en UCaaS: de verschillen uitgelegd

Als uw bedrijf verder wil gaan dan op telco gebaseerde spraakcommunicatie, moet u waarschijnlijk overwegen een zakelijke Voice-over-IP (VoIP)-oplossing aan te schaffen. Maar voordat je een VoIP-leverancier kiest, wil je iedereen op je shortlist vragen of ze een Unified Communications-as-a-Service (UCaaS)-pakket aanbieden. Laat je niet verwarren door deze term; het is eigenlijk veel eenvoudiger dan het klinkt.

In dit artikel leg ik uit wat je krijgt als je met een typische VoIP-serviceprovider werkt en wat je krijgt als je VoIP-provider ook UCaaS aanbiedt. Voordat ik inga op de details, wil ik u een eenvoudig overzicht geven van VoIP en UCaaS. Ik vroeg Curtis Peterson, Senior Vice President van Cloud Operations bij RingCentral, leverancier van zakelijke telefoonsystemen, om te helpen onderscheid te maken tussen de twee services.



'VoIP is meestal gewoon een spraakserviceprovider, inkomende en uitgaande gesprekken', legt Peterson uit. 'UCaaS kijkt in feite naar alle zakelijke communicatie en zet deze over IP of Internet Protocol. VoIP is een enkele modus. UCaaS is multimodaal: sms'en, chatten, videoconferenties, schermdeling, videovergaderingen. Maar het gebruikt VoIP om het spraakgedeelte van stroom te voorzien.'

Oké, dus nu je een basiskennis hebt van het verschil tussen VoIP en UCaaS, zal ik uitsplitsen wat je bij elke service krijgt.

VoIP-functies

In de kern is VoIP een digitale telefoondienst die internet gebruikt voor transport en levering van communicatie. U kunt bellen en gebeld worden vanaf uw internetverbinding via handsets zoals u zou doen in de meeste traditionele kantooromgevingen of via softphones (dit zijn op software gebaseerde toepassingen). Door gebruik te maken van de microfoon en luidsprekers op uw desktop, laptop of smartphone, kunt u op dezelfde manier bellen als met een normale handset.

VoIP biedt veel van dezelfde uitrustingen als uw telecomprovider. U kunt voicemailberichten ontvangen en beluisteren en oproepen volgen via nummerherkenning. Oproepen kunnen worden doorgeschakeld naar alternatieve lijnen als iemand niet beschikbaar is om een ​​oproep te ontvangen. Andere functies die VoIP biedt, zijn onder meer automatische assistenten, oproepblokkeringen, oproeplogboeken, oproepbewaking, oproepopname, oproeptranscripties, inbelconferenties en nummeroverdracht.

UCaaS-functies

Als u ervoor kiest om met een VoIP-provider te gaan, mist u één voor de hand liggende functie: video. Met UCaaS kunt u met uw serviceprovider ook één-op-één videogesprekken plannen, evenals één-op-veel videoconferenties. Dit lijkt misschien geen must-have voor kleinere bedrijven, maar naarmate uw team groter wordt en u in verschillende regio's inhuurt, wilt u 'face-to-face' videogesprekken kunnen voeren. Met videoconferenties en VoIP kunt u bijvoorbeeld vergaderingen houden met honderden telefonisten, uw scherm delen met alle aanwezigen en zelfs bestanden delen en ontvangen met iedereen die in gesprek is of met individuele telefonisten.

Met UCaaS-tools kunt u ook chatten en sms'en met collega's over uw abonnement. Waarom zou je deze functie nodig hebben? Nou, als je een videogesprek voert met een klant en je verkoper spreekt voor zijn beurt, dan kun je haar een privéchatbericht sturen om iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Hierdoor kunnen uw teamleden ook chatberichten verzenden in plaats van e-mails om meer tijdgevoelige en meer informele interacties te bespreken.

Sommige UCaaS-providers maken diepgaande samenwerking en groepsprojectbeheer mogelijk. Dit omvat het delen en gelijktijdig bewerken van documenten, takenlijsten, gedeelde agenda's en zelfs gezamenlijke opslag van bestanden.

Als jij een van die vreemde katten bent die nog steeds geniet van het verzenden en ontvangen van faxen, dan kun je met sommige UCaaS-oplossingen dit doen vanaf je computer of mobiele apparaat (waar de faxen automatisch worden opgeslagen in je Dropbox- of Microsoft OneDrive-account). Deze functie geeft u ook beter overzicht in wie faxen verzendt en ontvangt, wat ze faxen, en u kunt ongewenste faxen uitschakelen.

Misschien wel het belangrijkste aspect van een UCaaS-platform is de mogelijkheid om te integreren met oplossingen van derden om u te helpen gegevens beter op te halen en te exporteren van tool naar tool. Als u bijvoorbeeld een klant moet bellen en u wilt toegang tot haar gegevens om uw communicatie te verbeteren, dan maakt een integratie tussen uw Salesforce-account en uw UCaaS-tool dit ongelooflijk eenvoudig. Vanuit uw Salesforce-dashboard kunt u het gesprek starten, de interactiegeschiedenis van de klant bekijken en opmerkingen toevoegen over wat er tijdens het gesprek wordt gezegd. Met een e-mailintegratie van Microsoft Outlook kunt u oproepen rechtstreeks vanuit de hoofdtekst van een e-mail starten.

Integraties zijn vooral handig voor bedrijven die van plan zijn hun UCaaS-tool te gebruiken om te reageren op helpdesktickets. Stelt u zich eens voor dat u uw servicemedewerkers de mogelijkheid geeft om rechtstreeks vanuit de helpdeskconsole te bellen en gebeld te worden. Stelt u zich eens voor dat u hen de mogelijkheid geeft om klantinteracties te onderzoeken of notities toe te voegen aan klantrecords terwijl u in gesprek bent, en deze gegevens vervolgens terug te koppelen aan uw UCaaS-, helpdesk- en klantrelatiebeheertools (CRM) voor latere opbouw.

'Bedrijven die op zoek zijn naar eenvoudige VoIP-oplossingen, lopen de kans mis om meerdere communicatietools samen te stellen met een leverancier en krijgen daar korting op', zegt Peterson. Dat komt omdat de meeste leveranciers bulkkortingen bieden wanneer u al uw UCaaS-tools bundelt in plaats van communicatietools te kiezen voor meerdere leveranciers. Denk na over hoe u de kabel-, internet- en telefoonservice van uw huis aanschaft: de prijs van alle drie samen is doorgaans minder dan wanneer u voor elk drie verschillende leveranciers kiest.

Bundelen garandeert ook dat elke service probleemloos integreert en aan elkaar rapporteert. '[Maar] als je één provider hebt voor VoIP, één voor video en één voor chat, kun je geen analyses tussen hen delen', legt Peterson uit.

Aanbevolen verhalen

Microsoft en de VN gaan digitale ID's verstrekken aan mensen zonder papieren

Microsoft en de VN werken samen aan digitale id's voor 1,1 miljard mensen zonder wettelijke identiteit.

De beste VoIP-providers en telefoondiensten voor 2017

Wie heeft er een vaste thuis- of kantoorlijn nodig als u zich kunt aanmelden voor een Voice-over-IP (VoIP)-service tegen een fractie van de kosten van traditionele providers? We testen en vergelijken de beste VoIP-kandidaten.

Geek Trivia: Blikjes Diet Soda Float en Regular Soda Sink vanwege verschillen in?

Denk je het antwoord te weten? Klik door om te zien of je gelijk hebt!

8 back-uptools uitgelegd voor Windows 7 en 8

Back-ups op Windows kunnen verwarrend zijn. Of je nu Windows 7 of 8 gebruikt, je hebt nogal wat geïntegreerde back-uptools om over na te denken. Windows 8 heeft ook nogal wat wijzigingen aangebracht.