De beste software voor personeelsbeheer van 2016

In een groeiende startup kan een eigenaar van een klein bedrijf werknemers in dezelfde kamer in de gaten houden door simpelweg vanaf zijn of haar bureau naar hen te kijken. Maar naarmate er meer personeel wordt toegevoegd en de kantoorruimte groter wordt, worden zelfs schijnbaar eenvoudige taken complexer. Deze taken omvatten het toevoegen van nieuwe medewerkers, het bijhouden van vereiste formulieren, het bijwerken van de personeelslijst en het bijhouden van beoordelingen.

Dat is waar HR-software en managementsystemen een rol spelen. Deze cloudgebaseerde services helpen HR-managers, HR-informatiesystemen (HRIS)-afdelingen en bedrijfseigenaren om bij te houden wie wie is, waar ze zijn gevestigd, wat ze doen, en hoe ze het doen, waardoor de noodzaak voor afzonderlijke spreadsheets voor afzonderlijke bewerkingen wordt weggenomen.



HR-softwareoplossingen omvatten een handvol basisprincipes, waaronder het onderhouden van een werknemersdatabase, het archiveren van personeelsdossiers en het produceren van mappen en organigrammen. Op deze manier fungeren ze als het registratiesysteem van een bedrijf voor alles wat met mensen te maken heeft. Omdat HR-software is gebouwd op een geïntegreerde database met personeelsinformatie, produceert de software ook rapporten die HR-afdelingen of bedrijfseigenaren kunnen gebruiken om essentiële personeelsstatistieken te analyseren, zoals personeelstoewijzingen, vergoedingskosten en omzet.

Geheime saus
Daarnaast voegen HR-softwareleveranciers hun eigen geheime saus toe om hun aanbod op te fleuren. Afhankelijk van de leverancier kunnen die extra's modules omvatten voor het plaatsen van vacatures en het volgen van sollicitanten, het uitvoeren van de salarisadministratie, het plannen van diensten, het beheren van verlofaanvragen, het beheren van voordelen en het instellen van prestatiedoelen en beoordelingen.

De beste van het stel, waaronder Zenefits, SuccessFactors Perform and Reward, Namely en Editors' Choice BambooHR, nemen een deel van de pijn uit het proces met gemakkelijk te navigeren gebruikersinterfaces (UI's). In het geval van de meest configureerbare van deze pakketten (bijvoorbeeld Namely), wordt een eenvoudige gebruikersinterface echter gecompenseerd door een aanzienlijke installatie en voortdurende administratieve complexiteit. Dankzij een hoge mate van configureerbaarheid kunnen zowel gebruikers op beheerdersniveau als werknemers regels, beleidsregels of dashboards naar wens instellen. Maar als iedereen het eens is over wat er precies moet gebeuren en hoe het moet gebeuren, kan een instellingsproces veranderen in een lange reeks gebruikersacceptatievergaderingen.

Topplatforms bieden een overvloed aan hulp, waaronder installatiewizards, videozelfstudies, 24/7 livechat en telefonische ondersteuning. Leveranciers die zich richten op ondernemingen op ondernemingsniveau en middelgrote bedrijven begeleiden klanten ook door het implementatieproces (en brengen er extra kosten voor in rekening). Sommige bieden klanten toegewijde projectmanagers, accountmanagers of ondersteuningsteams.

Naarmate cloudgebaseerde HR-software populair werd, motiveerde het meer leveranciers om het bedrijf te betreden. Dat is gezien de kenmerken, functies en configureerbaarheid die voorheen alleen in platforms voor grotere bedrijven verschenen, sijpelen door naar de belangrijkste HR-software voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's). Anderen hebben een pagina uit consumentensoftware gehaald en hebben gebruiksvriendelijke HR-software aangeboden die in wezen gratis is, waaronder Zenefits, wiens freemium-bedrijfsmodel een revolutie teweegbracht in de categorie en miljoenen aan durfkapitaal (VC) aantrok. Klanten subsidiëren de kosten van het platform door Zenefits vergoedingen te betalen om op te treden als hun bemiddelaar voor personeelsbeloningen, evenals vergoedingen die het bedrijf in rekening brengt voor ondersteunende diensten.

Zenefits concurreert rechtstreeks met leveranciers zoals Cezanne OnDemand, Kronos en SuccessFactors Perform and Reward, die allemaal jarenlang on-premises HR-software hebben verkocht aan middelgrote en grote bedrijven om cloudgebaseerde diensten voor kleinere bedrijven te lanceren. Andere concurrenten zijn onder meer de langdurige salarisverwerkingsverwerker APS Online, die uitgroeide tot het aanbieden van een volwaardige HR-softwareoplossing. Een ander, BambooHR, begon in trainingssoftware en groeide van daaruit uit tot een volwaardig HR-platform. Ook in de ruimte zijn start-ups waaronder WebHR.

Kiezen wat het beste is voor uw bedrijf
Het kiezen van HR-software die het beste is voor uw kleine, middelgrote of grote bedrijf, hangt gedeeltelijk af van uw grootte, behoeften en budget. Bedrijven die tevreden zijn met bestaande instellingen voor het volgen van sollicitanten, onboarding, ploegenplanning of prestatiebeoordelingen, willen of hebben misschien geen kern-HR-platform nodig dat deze opties omvat. Andere leveranciers richten zich op niche-industrieën of bedrijfstypes. Het platform van Zenefits is bijvoorbeeld bijzonder geschikt voor snelgroeiende, VC-gesteunde start-ups vanwege de ingebouwde voordelenmodules, niet alleen voor gezondheidsvoordelen, maar ook voor aandelenopties voor werknemers en 401k pensioenspaarplannen. Gevestigde bedrijven die tevreden zijn met hun bestaande payroll-provider, kunnen zich aanmelden bij Zenefits of BambooHR, die zijn ingesteld om salarisgegevens te delen met nationale verwerkers zoals ADP, Gusto (voorheen ZenPayroll) en Paychex.

Bedrijven met een iets groter personeelsbestand en niet veel tijd om nieuwe software uit te rollen, zullen de gratis data-uploadservice die Cezanne biedt, waarderen als onderdeel van het starten op zijn platform. Bedrijfseigenaren die veel houvast willen tijdens het installatieproces, kunnen de vele tutorials, installatiewizards en andere hulpfuncties gebruiken die worden aangeboden door Cezanne, Fairsail, Namely of SuccessFactors Perform and Reward. Als u werknemers of kantoren buiten de Verenigde Staten heeft, kunnen Cezanne OnDemand, Fairsail en WebHR worden ingesteld met meerdere talen, valuta's en landspecifieke feestdagen.

Veel HR-softwareplatforms hebben bijbehorende Android- en iOS-apps met een beperkt aantal mobielvriendelijke functies, zoals het opzoeken van een collega in de bedrijfsgids of het vragen of goedkeuren van vrije tijd. Leveranciers zoals Fairsail en Namely upgraden hun mobiele apps om alle of bijna alle functies van hun webgebaseerde diensten op te nemen. Een paar, waaronder Zenefits, hebben nog steeds geen apps, maar werken eraan om dat op te lossen. Als je een vendor bake-off doet en werknemers mobiele toegang geven belangrijk is (en dat is het voor veel bedrijven), bekijk dan de mobiele apps van een platform voordat je je vastlegt.

Rapporten
Ze zeggen dat een bedrijf zo goed is als zijn mensen, en HR-software maakt gebruik van de personeelsgegevens die ze opslaan om bedrijfseigenaren, HR-managers of HRIS-managers talloze personeelsrapporten te laten maken. De beste zijn standaardrapporten over personeelsbezetting, omzet, loonkosten en personeelstoewijzing. Ze bevatten ook opties voor het maken van aangepaste rapporten die regelmatig kunnen worden opgeslagen of gegenereerd. BambooHR maakt bijvoorbeeld Equal Opportunity Employment (EOE) rapporten over sollicitanten per ras, geslacht en veteranenstatus. Veel platforms kunnen rapportgegevens omzetten in grafieken en diagrammen die kunnen worden afgedrukt, gemaild of gedownload in Microsoft Excel of andere bestandsindelingen.

De kosten lopen sterk uiteen. Onderaan staan ​​gratis diensten zoals die van Zenefits en WebHR, waarvan de laatste een no-nonsense versie van zijn dienst weggeeft voor bedrijven met maximaal 10 medewerkers. Betaalde services worden doorgaans per werknemer per maand in rekening gebracht en variëren van het equivalent van $ 1,25 per werknemer per maand (WebHR's basisabonnement) tot $ 12 per werknemer per maand (namelijk het basisabonnement). Veel leveranciers brengen extra kosten in rekening voor add-on modules voor inhuur, salarisadministratie en dergelijke, evenals voor implementatie. Veel bedrijven bieden ook volumekortingen en speciale pakketten aan voor bedrijven met een groter personeelsbestand.

HR-software die speciaal is ontworpen voor kleine bedrijven, scoort met 1.500 of 2.000 gebruikers, terwijl software van leveranciers zoals Deputy, Fairsail en Namely geschikt is voor personeel van 3.000 tot 10.000 of meer. Groei groter dan het maximum en op de meeste platforms moet u migreren naar een systeem op ondernemingsniveau. SuccessFactors Perform and Reward is een uitzondering; de divisie van HR-techgigant SAP gebruikt dezelfde basissoftwarecode voor Perform and Reward als zijn enterprise-level software, zodat kleine bedrijven die het ontgroeien, kunnen overstappen zonder dat ze opnieuw gegevens hoeven in te voeren.

HR-software en -beheersystemen zijn een welkome stap vooruit ten opzichte van de Microsoft Excel-spreadsheets waar veel bedrijven, vooral kleine, nog steeds op vertrouwen voor het opslaan en analyseren van werknemersgegevens. Veel cloudgebaseerde services maken de pot zoeter door veel extra's en basisfuncties aan te bieden tegen startprijzen die de bank niet kapot maken. Als het gaat om het kiezen van de beste voor uw bedrijf, overweeg dan uw budget, locatie en welke HR-software u al gebruikt, zodat u niet betaalt voor dubbele services.

Meer verhalen

Microsoft belooft snellere Windows 10-updates

Vanaf volgend jaar zal Microsoft updatepakketten voor elk apparaat aanpassen.

YouTube pakt trollen aan met het markeren van reacties

Als je je aanmeldt, worden reacties die zijn gemarkeerd door het algoritme van YouTube niet geplaatst, tenzij je ze goedkeurt.

Google naar EU: onze zoekresultaten voor Shopping zijn redelijk

Het bedrijf reageerde formeel op een Europese klacht dat zijn winkelresultaten de voorkeur geven aan betaalde advertenties.

Mirai Botnet gaat Liberia offline halen

De West-Afrikaanse natie Liberia zou een testcase kunnen zijn voor toekomstige aanslagen.

Samsung Gear S3 arriveert op 18 november

Pre-orders voor Samsung's nieuwste smartwatch starten deze zondag in de VS.

Ford geeft voorbeelden van echt autonome parkeerhulptechnologie

Het is geavanceerder dan de huidige systemen, waarbij bestuurders nog steeds de versnellingen, het gaspedaal en de rem moeten bedienen.

Help Motorola bij het ontwikkelen van zijn volgende Moto Mod

Motorola en Indiegogo hebben een ontwikkelaarswedstrijd uitgeschreven om de volgende Moto Z-accessoires te vinden.

(Een ander) ziekenhuis wordt slachtoffer van ransomware

De Northern Lincolnshire and Goole Foundation Trust van de NHS is weer operationeel na een beproeving van vier dagen.

Amazon patenteert schouderdrone voor politie

Een spraakgestuurde UAV ter grootte van een handpalm die een situatie kan beoordelen zonder een officier in gevaar te brengen.

Feds zeggen dat het oké is om je eigen auto te hacken, Smart TV

De FTC noemde de stap 'een grote overwinning voor beveiligingsonderzoekers en voor consumenten'.