De basisprincipes van geldbeheer

Noot van de redactie: dit artikel is een uittreksel uit 202 services die u met grote winst kunt verkopen.

Betaald worden en geldbeheer kan een lastige zaak zijn, omdat naast klanten, cashflow en het goed beheren van uw rekeningen uw bedrijf draaiende houden. Daarom moet volledig en op tijd betaald worden, evenals het begrijpen van geldbeheer, een prioriteit worden, zelfs als u ervoor kiest om een ​​accountant of boekhouder in te huren om de boeken te beheren. U moet nog steeds vertrouwd raken met de basisprincipes en activiteiten van boekhouding en geldbeheer, zoals het begrijpen van krediet, het lezen van bankafschriften en belastingformulieren en het begrijpen van debiteuren en -schulden. U moet ook zorgvuldig nadenken over de betalingsopties voor aankopen die u klanten biedt, waaronder contant geld, cheques, debetkaarten, creditcards en online betalingsopties, evenals het vaststellen van betalingsvoorwaarden en incasso bij wanbetaling.

Een bankrekening openen

Nadat u een naam heeft gekozen en uw bedrijf heeft geregistreerd, moet u een commerciële bankrekening openen. Het opzetten van een zakelijke bankrekening is eenvoudig. Begin met het selecteren van de bank waarmee u wilt werken - denk aan kleine bedrijven - en bel om een ​​afspraak te maken om een ​​rekening te openen. Er is niet veel meer nodig dan dat. Als u echter gaat, zorg er dan voor dat u een persoonlijk identificatiebewijs meeneemt, evenals uw bedrijfsnaamregistratiepapieren en bedrijfslicentie, omdat deze meestal vereist zijn om een ​​commerciële bankrekening te openen. De volgende stap is om geld op uw nieuwe account te storten (zelfs $ 100 is oké). Als uw krediet goed is, vraag de bank dan ook om een ​​kredietlijn aan uw rekening toe te voegen, wat erg handig kan zijn bij aankopen voor het bedrijf of tijdens langzame verkoopperiodes om overheadkosten te dekken totdat het aantal zaken toeneemt. Vraag ook naar een creditcardverkopersaccount, debetrekening en andere services voor kleine bedrijven.



Boekhouding

Als het tijd is om uw financiële boeken op te zetten, heeft u twee opties: doe het zelf of huur een accountant of boekhouder in. Misschien wilt u beide doen door uw eigen boeken bij te houden en een accountant in te huren om de jaarrekening en belastingformulieren op te stellen. Als u ervoor kiest om uw eigen boeken bij te houden, zorg er dan voor dat u investeert in boekhoudsoftware zoals Quickbooks of Quicken, omdat ze gemakkelijk te gebruiken zijn en boekhouden bijna plezierig maken. Met de meeste softwareprogramma's voor boekhouding kunt u facturen maken, bankrekeningsaldi en informatie over handelsrekeningen bijhouden en de te betalen en te ontvangen rekeningen bijhouden.

Als u niet zeker bent van uw boekhoudkundige vaardigheden, zelfs met behulp van boekhoudsoftware, wilt u misschien een boekhouder inhuren om uw boeken op maandelijkse basis te doen en een registeraccountant om de boeken driemaandelijks te controleren en zakelijke jaarrekeningen en belastingen aan het einde van het jaar op te stellen. geeft terug. Om een ​​accountant of boekhouder bij u in de buurt te vinden, kunt u contact opnemen met de U.S. Association of Chartered Accountants of het American Institute of Professional Bookkeepers. In Canada kunt u contact opnemen met de Chartered Accountants of Canada of de Canadian Bookkeepers Association.

Als je alleen in het weekend ramen wast om wat bij te verdienen, heb je weinig boekhoudsoftware of accountantsdiensten nodig. Investeer eenvoudig in een basisgrootboek en leg alle bedrijfskosten en verkopen vast. Aangezien u het alleen doet, moet u een gezond verstand gebruiken bij het berekenen van hoeveel u in uw bedrijf moet investeren versus de verwachte inkomsten en winst. Denk er ook aan om alle zakelijke en belastinggegevens maximaal zeven jaar op een droge en veilige plaats te bewaren. Dit is de maximale hoeveelheid tijd die de IRS en Revenue Canada kunnen opvragen over bedrijfsinkomsten en onkosten uit het verleden.

Contant geld, cheques en betaalpassen accepteren

In de superconcurrerende zakelijke omgeving van vandaag moet u klanten vele manieren bieden om te betalen, waaronder contant geld, debetkaart, creditcard en elektronisch contant geld. Er zijn kosten verbonden aan het aanbieden van deze betalingsopties: accountkosten, transactiekosten, huur van apparatuur en verkoperskosten op basis van een percentage van de totale verkoopwaarde. Maar deze kosten moeten worden gezien als kosten van zakendoen in de 21e eeuw. U kunt echter de kosten verlagen door te winkelen voor de beste service met de beste prijzen. Niet alle banken, handelsrekeningen en betalingsverwerkingsdiensten zijn hetzelfde, en de vergoedingen lopen sterk uiteen. U kunt ook contact opnemen met verenigingen van kleine bedrijven, zoals de kamer van koophandel, om te zien of ze ledenkortingen aanbieden; het is niet ongebruikelijk om maar liefst 2 procent te besparen op de kosten van creditcardverkopers. Onthoud dat consumenten keuzes verwachten wanneer het tijd is om voor hun aankopen te betalen, en als u ervoor kiest om deze keuzes niet te bieden, verwacht u minder verkopen.

Contant geld is de eerste manier om betaald te worden, wat geweldig is omdat het liquide is en er geen verwerkingstijd voor nodig is. Zo snel als het geld binnenkomt, kunt u het gebruiken om rekeningen te betalen en te investeren in activiteiten voor het opbouwen van een bedrijf om de inkomsten en winst te vergroten. Het belangrijkste nadeel is dat contant geld riskant is omdat u beroofd kunt worden of het kunt verliezen. In dergelijke gevallen kan het moeilijk zijn om bij uw verzekeringsmaatschappij te innen als er geen papieren transactie als bewijs is. Zelfs als u liever geen contant geld ontvangt, zijn er mensen die contant betalen, dus maak er een gewoonte van om overdag dagelijks bankstortingen te doen. Investeer ook in een kwalitatief goede kluis voor het bewaren van contant geld op momenten dat u niet naar de bank kunt.

Als u een servicebedrijf heeft, is een cheque de meest populaire manier waarop mensen nog steeds voor services betalen. U moet een paar voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u niet met een rubberen cheque wordt achtergelaten, vooral wanneer u te maken hebt met nieuwe klanten. Vraag om een ​​identiteitsbewijs met foto en schrijf het rijbewijsnummer van de klant op de cheque. Als het bedrag van de cheque een paar honderd dollar overschrijdt, vraag de koper dan om de cheque te laten certificeren of in plaats daarvan met een bankcheque te betalen, vooral als de klant nieuw is in uw bedrijf. Maak er ook een gewoonte van om datums en bedragen in dollars te controleren om er zeker van te zijn dat ze kloppen. Ik ben een paar keer betrapt met verkeerde datums en dollarbedragen en het kan tijdrovend zijn om een ​​nieuwe cheque te krijgen vanwege een simpele fout.

Debetkaarten zijn een andere optie, maar om ze te accepteren, moet u een pinautomaat kopen of huren. De meeste banken en kredietverenigingen bieden zakelijke klanten debetkaartapparatuur en -diensten aan. De verwerkingsapparatuur kost ongeveer $ 40 per maand voor een terminal die is aangesloten op een conventionele telefoonlijn en ongeveer $ 100 per maand voor een mobiele terminal, plus de kosten van de telefoonlijn of mobiele service. Er zijn ook transactiekosten die door de bank in rekening worden gebracht en door u moeten worden betaald elke keer dat er een pintransactie plaatsvindt, die varieert van 10 cent tot 50 cent per transactie, op basis van variabelen zoals dollarwaarde en gebruiksfrequentie.

Een creditcardverkopersaccount openen

Veel consumenten hebben papiergeld helemaal vervangen door plastic voor het kopen van goederen en diensten. In feite is het vaak cruciaal voor succes om uw klanten de mogelijkheid te bieden om aankopen met een creditcard te betalen. Dit is met name het geval als u van plan bent zaken te doen op internet, omdat creditcards en elektronisch geld worden gebruikt om bijna alle internetverkopen en financiële transacties te voltooien. Om klanten creditcardbetalingsopties te bieden, moet u een creditcardverkopersaccount openen. Ga aan de slag door uw bank of kredietvereniging te bezoeken of door contact op te nemen met een handelsaccountmakelaar zoals 1st American Card Service, Cardservice International of Merchant Account Express om te informeren naar het openen van een rekening. Op voorwaarde dat uw krediet goed is, zult u weinig obstakels tegenkomen. Als uw tegoed slecht is, kunt u problemen ondervinden bij het openen van een handelsaccount of moet u een aanzienlijke borgsom betalen. Als het je nog steeds niet lukt, is de volgende beste optie om een ​​rekening te openen bij een online betalingsdienstaanbieder, wat in de volgende sectie wordt besproken.

De voordelen van het openen van een creditcardverkopersaccount waarmee u creditcardbetalingen kunt accepteren, zijn talrijk. Studies hebben zelfs aangetoond dat verkopers die creditcards accepteren, de verkoop met wel 50 procent kunnen verhogen. Om nog maar te zwijgen van het feit dat u creditcardbetalingen online, telefonisch, per post en persoonlijk kunt accepteren, evenals diensten op afbetalingsbasis kunt verkopen door toestemming te krijgen om de creditcard van uw klant maandelijks of per overeenkomst te belasten. Aan al deze voordelen hangt natuurlijk een prijskaartje, vooral als je bedenkt dat je inschrijfkosten, instelkosten, aankoop of huur van verwerkingsapparatuur en software, administratie- en afschriftkosten en verwerkings- en transactiekosten moet betalen die variëren van van 2 tot 8 procent op het totale verkoopvolume. Nogmaals, deze vergoedingen moeten worden gezien als de kosten van het zakendoen.

Online betalingsdiensten

Met online betalingsdiensten kunnen mensen en bedrijven elektronisch geld wisselen via internet. Deze diensten zijn erg populair bij consumenten en handelaren. PayPal is een van de meest populaire online betalingsdiensten met meer dan 40 miljoen leden in 45 landen, die persoonlijke en zakelijke rekeningdiensten aanbieden. Met beide soorten rekeningen kunnen fondsen elektronisch tussen leden worden overgemaakt, maar alleen de zakelijke rekening stelt handelaren in staat creditcardbetalingen voor goederen en diensten te accepteren. De voordelen van online betalingsdiensten zijn dat ze snel, gemakkelijk en goedkoop te openen zijn, ongeacht uw kredietwaardigheid of verwachte verkoopvolumes, en dat u betalingen kunt ontvangen van elke klant met een e-mailaccount. U kunt het geld rechtstreeks op uw rekening laten storten, een cheque laten uitgeven en opsturen, of geld op uw rekening laten staan ​​om geld op te nemen met uw bankpas. Het enige echte nadeel is dat de meeste diensten uw klanten doorverwijzen naar hun website om de transactie te voltooien. Dit kan verwarrend zijn voor mensen die in sommige gevallen afzien van de aankoop. Toch wegen de voordelen van online betaaldiensten ruimschoots op tegen de nadelen.

Betalingsvoorwaarden vaststellen

Elke eigenaar van een klein bedrijf moet ook een betalingstermijnbeleid opstellen. Hoewel u de manier waarop u wordt betaald zeker wilt standaardiseren, moet u tegelijkertijd ook flexibel genoeg zijn om op individuele basis aan de behoeften van klanten te voldoen. Het instellen van betalingsvoorwaarden omvat stortingen, vooruitbetalingen en kredietverlening. Het is belangrijk om duidelijke, schriftelijke betalingsvoorwaarden met klanten vast te stellen voordat diensten worden verleend of producten worden geleverd. Uw betalingsvoorwaarden moeten worden afgedrukt op uw schattingsformulieren, worden opgenomen in formele contracten en werkorders, en worden afgedrukt op uw definitieve facturen en maandelijkse rekeningoverzichten.

Deposito's veiligstellen

Als u een dienstverlenend bedrijf heeft, moet u er een gewoonte van maken om klanten om een ​​aanbetaling te vragen voordat u diensten verleent, vooral als het werk ook productverkoop omvat die vooraf door u moet worden betaald. In dit geval dient de borg minimaal de waarde van de materialen te bedragen. Als u alleen arbeidskrachten levert, probeer dan een aanbetaling te doen van ten minste een derde tot de helft van de totale waarde van het contract voordat u diensten gaat verlenen. Op uw bestelformulier of contract moet de aanbetalingsinformatie duidelijk vermeld staan. Informatie over geannuleerde bestellingen of contracten en uw restitutiebeleid moeten ook op uw formulieren staan. Het veiligstellen van een aanbetaling is uw beste manier om ervoor te zorgen dat, indien de klant de baan of het contract annuleert, minimaal de basiskosten worden gedekt.

Voortgangsbetalingen

Voortgangsbetalingen zijn ook een manier om ervoor te zorgen dat u uzelf niet blootstelt aan financiële risico's. De sleutel tot het succesvol veiligstellen van vooruitbetalingen is het vooraf regelen van uw contract- en betalingsvoorwaarden. Maak afspraken over het bedrag dat in de verschillende fasen van het project verschuldigd zal zijn. U kunt percentages gebruiken om de voortgangsbetalingen te berekenen, zoals 25 procent aanbetaling, 25 procent bij levering van materialen, 25 procent bij substantiële voltooiing en het saldo bij voltooiing of binnen 30 dagen na substantiële voltooiing. Of je zorgt voor meer concrete voortgangsbetalingen op basis van indicatoren die relevant zijn voor de specifieke omvang van het werk, de functie of de geleverde diensten. Ongeacht het systeem dat u gebruikt, kunnen vooruitbetalingen voor grotere opdrachten uw blootstelling aan financiële risico's drastisch verminderen.

Krediet verlengen

In de meeste gevallen is het niet nodig om krediet aan consumenten te verlenen, tenzij u een dienst levert zoals ongediertebestrijding die maandelijks wordt gefactureerd of een groot contract dat in fasen wordt voltooid. Als algemene regel geldt dat wanneer een transactie is voltooid, u volledig moet worden betaald. In het geval van business-to-business-verkopen zullen commerciële klanten echter over het algemeen een soort krediet willen op een doorlopende rekening, zoals 30, 60, 90 of soms 120 dagen na levering van het product of voltooiing van de dienst . Idealiter wil je zo snel mogelijk betaald worden, dus misschien wil je 2 procent korting aanbieden als facturen binnen een week worden betaald. En als u toch krediet verleent, zorg er dan voor dat u eerst een kredietcontrole uitvoert, vooral wanneer er grote sommen geld op het spel staan. Er zijn drie grote kredietrapportagebureaus die de Verenigde Staten en Canada bedienen: Trans Union, Equifax en Experian. Alle drie de kredietbureaus stellen kredietdossiers samen en onderhouden ze van zowat elke persoon, elk bedrijf en elke organisatie die ooit krediet heeft aangevraagd.

Incasso

Hoe voorzichtig u ook bent met het verstrekken van kredietprivileges aan klanten, af en toe wordt u niet op tijd of helemaal niet betaald. Wat kunt u doen om betaald te krijgen? De eerste regel om betaald te worden is om de communicatielijnen met uw delinquente cliënt open te houden, en de druk op te houden om betaald te worden door het gebruik van niet-bedreigende telefoontjes, brieven en persoonlijke bezoeken. U kunt klanten wettelijk niet intimideren om u te betalen, maar u kunt wel uitleggen waarom het in hun belang is om u te betalen, namelijk om uw zakelijke relatie intact te houden, dat wanbetaling hun kredietwaardigheid kan schaden of dat u hen kunt aanklagen als ze dat toch doen niet betalen.

Een andere mogelijkheid is om een ​​incassobureau in te schakelen om de openstaande vordering te incasseren. Incassobureaus brengen over het algemeen een percentage van het totale verschuldigde bedrag in rekening als honorarium, dat kan oplopen tot wel 50 procent. De Vereniging van Krediet- en Incassoprofessionals is een goed startpunt voor het vinden van een incassobureau om mee samen te werken.

Uw laatste optie is om de achterstallige rekening naar de rechtbank voor kleine vorderingen te brengen, maar onthoud dat rechtbanken voor kleine vorderingen limieten hebben voor het bedrag dat u in uw staat of provincie kunt aanklagen, variërend van $ 1.500 tot $ 25.000. De indieningskosten verschillen ook per staat en provincie, en deze moeten vooraf worden betaald. Maar als je wint, worden de kosten toegevoegd aan je prijs. Als vuistregel geldt dat eigenaren van kleine bedrijven die mensen voor de rechter dagen wegens wanbetaling, in het algemeen zichzelf vertegenwoordigen, aangezien het bedrag van de potentiële beloning meestal klein is en de honoraria en onkosten van advocaten niet rechtvaardigt. Zelfs als je wint, krijg je niet per se het bedrag dat je krijgt uitbetaald. U kunt een vonnis winnen, maar moet nog steeds de verweerder achtervolgen door middel van beslaglegging op inkomsten of beslag op activa om betaald te worden. Neem contact op met uw plaatselijke rechtbank voor meer informatie over de procedure voor de rechtbank voor geringe vorderingen en indieningskosten.

James Stephenson steekt zijn 15 jaar ervaring in kleine bedrijven, marketing en verkoop in zijn boeken. Hij heeft talloze succesvolle thuisgebaseerde bedrijven gestart en geëxploiteerd, en is de auteur van Ultimate Start-Up Directory en Ultimate Small Business Marketing Guide, evenals de 202-serie.

Ontspan De grondbeginselen van geldbeheer-verhalen

Hoe u een gesprek beleefd achterlaat

Netwerken heeft alles te maken met het ontmoeten van die fantastische mensen die uw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen. Maar wat doe je als je gevangen zit door een windzak?

3 stappen voor het lanceren van een e-commerce winkel in één dag

Snel, functioneel, scherp en informatief, allemaal gratis.

10 dingen die u moet doen om uw online bedrijf in het eerste jaar te laten groeien

Door een zorgvuldige strategische planning, hoogwaardige marketingcampagnes en enige online knowhow, zullen de conversies waarschijnlijk gestaag toenemen.

Trage wifi? 5 eenvoudige manieren om uw signaal nu te versterken.

Een verzameling gebruiksvriendelijke tips, trucs en tools om het bereik en de snelheid van je wifi-router te verbeteren - inclusief bierblikje.

Deze millennials runnen franchises met hun ouders. Dit is wat ze hebben geleerd.

Geconfronteerd met verminderde vooruitzichten op een baan, werken millennials steeds vaker samen met hun ouders in de franchisewereld.

Hoe een zakelijke kans te onderzoeken?

Bescherm uzelf door te leren wat een zakelijke kans werkelijk is, hoe de overheid ze reguleert en welke stappen u moet nemen om ervoor te zorgen dat u de best beschikbare kans hebt gevonden.

Het franchisebedrijfsplan schrijven

Tips nodig voor het schrijven van een plan voor uw bedrijf? De 5 belangrijkste elementen die elk franchisebedrijfsplan zou moeten hebben.

Een goede zakelijke kans opsnuiven

business, business opportunity - Een goede zakelijke kans opsnuiven - Entrepreneur.com

6 essentiële eigenschappen van succesvolle ondernemers

Ben je klaar om de sprong te wagen en een franchisebedrijf te runnen?

Een zakelijk idee nodig? Hier zijn 55

U kunt elk van deze thuisgebaseerde bedrijven starten voor minder dan $ 5.000.